Comment fonctionne la détaxe en Belgique pour les commerçants ?

La détaxe, également appelée tax free par les voyageurs, permet de restituer la TVA à un client résidant hors de l’Union européenne lors d’un achat effectué en Belgique. 

La TVA est un impôt applicable aux biens achetés et consommés au sein de l’Union européenne. Lorsqu’un voyageur résidant en Union européenne achète un bien en Belgique et l’exporte sans l’utiliser sur le territoire, cette consommation est considérée comme n’ayant pas eu lieu en Belgique.

Dans ce cas, la TVA acquittée peut être restituée au client, dans le cadre de la procédure de détaxe (Tax Free).

La détaxe repose sur l’émission d’un bordereau de vente à l’exportation (BVE), aussi appelé formulaire de détaxe. Ce document est indispensable pour permettre de formaliser et de certifier la vente de marchandises à vos clients.

Pour proposer la vente en détaxe, votre boutique doit être assujettie à la TVA.

La détaxe repose sur le principe de restitution de la TVA collectée lors de la vente. Autrement dit, pour qu’un achat puisse être détaxé, il doit obligatoirement être soumis à la TVA.

Chaque vente en détaxe nécessite l’émission d’un bordereau de vente à l’exportation, aussi appelé formulaire de détaxe. Ce document indispensable doit être remis à vos clients pour valider, par la suite, la procédure de détaxe auprès des autorités douanières et permettre de restituer la TVA.

Deux possibilités sont à votre disposition pour gérer efficacement les formulaires de détaxe :

• Utiliser le dispositif mis à disposition par l’administration belge
• Déléguer la gestion à une firme spécialisée comme SolPay,

Les ventes détaxées doivent être identifiables et facilement traçables dans votre comptabilité. Cela permet de répondre sereinement aux exigences fiscales et douanières et de sécuriser vos opérations en cas de contrôle.

Avec SolPay, cette gestion est entièrement prise en charge, qu’il s’agisse de la conformité ou des justificatifs nécessaires, sans action supplémentaire de votre part.

Une communication transparente auprès de vos clients est essentielle pour assurer la démarche de la détaxe.

Il est recommandé d’expliquer à vos clients :

• Les étapes du parcours de détaxe, comme la validation douanière et les délais de restitution. 
• Les modalités de restitution effectuées soit par carte bancaire ou en espèces et les éventuels frais

Ce partage d’information, avant l’émission du formulaire de détaxe, fluidifie le parcours, limite les malentendus et réduit les demandes ultérieures en boutique.

Avec SolPay, ces informations sont intégrées directement au parcours de détaxe, ce qui permet à vos équipes de proposer ce service de manière simple, efficace et sans complexité au quotidien.

La détaxe ne s’applique jamais aux achats à titre privé. Les biens à vocation professionnelle ou commerciale ne sont pas concernés.

Seuls les produits neufs, non utilisés et conservés dans leur emballage d’origine peuvent bénéficier de la détaxe. Ils doivent pouvoir être présentés aux services douaniers lors de la sortie du territoire sans avoir été utilisés ou portés.

Toute utilisation avant la sortie de l’Union européenne empêche la validation du bordereau de détaxe et ne permet pas la restitution de la TVA.

3. Proposer des produits transportables

Autre élément à considérer, la détaxe ne s’applique qu’aux produits transportés physiquement par le voyageur lors de sa sortie de l’Union européenne. En d’autres termes, les marchandises doivent pouvoir être présentées par votre client aux autorités douanières au moment du départ.

Comme produits éligibles, on y retrouve les articles de luxe, la joaillerie, la maroquinerie, la mode et de nombreuses autres catégories. Retrouvez la liste complète des produits et des types de commerces éligibles dans notre notre article dédié.

Points de vigilance :

• Les prestations de services telles que le SAV, les réparations ou les extensions de garantie ne sont pas éligibles à la détaxe ;
• Les marchandises expédiées directement à l’étranger via une livraison à domicile, un transporteur ou un fret sont également exclues du dispositif.

4. Les catégories de produits non éligibles à la détaxe

Certaines catégories de marchandises sont exclues du dispositif, en raison de leur nature ou des contraintes légales qui leur sont associées. Sont concernés :

• Tabacs manufacturés ;
• Produits pétroliers ;
• Armes et équipements assimilés ;
• Biens culturels ;
• Moyens de transport à usage privé, ainsi que leurs équipements et leur avitaillement (vivres, carburant, etc.).

Une fois la validation douanière effectuée, le voyageur doit poster son bordereau pour que le processus de remboursement puisse être engagé.

Selon le mode choisi en boutique, la restitution de la TVA peut être réalisée sur carte bancaire, la solution la plus simple et la plus rapide.

Avec SolPay, vos clients voyageurs bénéficient d’un outil de suivi de leur remboursement leur permettant de suivre l’avancement de leur restitution en toute autonomie. Dès l’émission du formulaire de détaxe, votre boutique est entièrement déchargée du suivi : SolPay devient l’interlocuteur unique du client après la vente.

Questions réglementaires, aspects comptables, recherche d’un point de validation, doutes de prise en charge ou changement de mode de remboursement : l’ensemble du parcours post-vente est pris en charge.

À la clé : moins de sollicitations en boutique, une charge administrative allégée et une expérience client fluide, maîtrisée et rassurante jusqu’à restitution finale.